Hausverwaltung wechseln? Wenn Sie mit Ihrer aktuellen Verwaltung unzufrieden sind, kann dieser Schritt sinnvoll sein. In diesem Artikel erfahren Sie, wann und warum sich ein Wechsel lohnt und wie er Schritt für Schritt abläuft. Dabei gehen wir auf alle Schritte ein – von der Kündigung der alten Hausverwaltung bis zur endgültigen Übergabe an den neuen Verwalter. Außerdem erklären wir, worauf Sie achten sollten. Zum Beispiel, welche Fristen gelten, wie die Unterlagen übergeben werden und welche Beschlüsse in der Eigentümerversammlung notwendig sind.
Gründe und Anlässe für einen Wechsel der Hausverwaltung
Die Entscheidung, die Hausverwaltung zu wechseln, sollte gut überlegt sein. Oftmals gibt es jedoch triftige Gründe, die einen Verwalterwechsel notwendig machen. Insbesondere Wohnungseigentümergemeinschaften (WEGs) leiden, wenn der Verwalter seine Pflichten nicht erfüllt oder unzuverlässig ist.
Typische Gründe für Unzufriedenheit mit der Hausverwaltung:
- Schlechte Erreichbarkeit oder verzögerte Kommunikation mit den Eigentümern
- Fehlerhafte oder spät vorgelegte Nebenkostenabrechnungen
- Vernachlässigung von Instandhaltung und Reparaturen am Objekt
- Beschlüsse der Eigentümerversammlung werden nicht umgesetzt
- Überhöhte Verwaltungskosten bei zugleich mangelhafter Leistung
Manchmal steht ein Wechsel auch aus anderen Anlässen an. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn der bisherige Hausverwalter in den Ruhestand geht oder der Verwaltungsvertrag ausläuft. Spätestens wenn das Vertrauen in die Hausverwaltung nachhaltig gestört ist, sollten Eigentümer über einen Wechsel nachdenken.
Wie kann man die Hausverwaltung wechseln?
Der Weg zum Wechsel der Hausverwaltung hängt davon ab, ob es sich um eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) oder eine Einzelimmobilie handelt. Bei einer WEG müssen die Eigentümer gemeinschaftlich entscheiden, den Hausverwalter zu wechseln. Dies wird durch einen Beschluss in einer Eigentümerversammlung formal beschlossen. Als einzelner Hauseigentümer können Sie dagegen allein über den Wechsel bestimmen. Sie müssen dazu lediglich den Vertrag mit Ihrer Hausverwaltung kündigen.
Grundlage ist in beiden Fällen die Kündigung der bisherigen Hausverwaltung. Prüfen Sie den Verwaltervertrag auf Kündigungsfristen und Vertragslaufzeit. In der Regel muss die Kündigung schriftlich erfolgen. Eine fristlose Kündigung ist nur bei wichtigem Grund möglich (zum Beispiel grobe Pflichtverletzungen der Verwaltung).
Parallel zur Kündigung sollte bereits eine neue Hausverwaltung gesucht werden. Holen Sie Angebote von qualifizierten Hausverwaltern ein und vergleichen Sie Leistungen sowie Kosten. So stellen Sie sicher, dass beim Wechsel ein neuer Hausverwalter bereitsteht und die Betreuung nahtlos weitergeht.
Wie läuft der Verwalterwechsel ab?
Damit der Wechsel reibungslos gelingt, sollte er in klaren Schritten erfolgen. So läuft ein Verwalterwechsel typischerweise ab:
1. Vertrag prüfen: Prüfen Sie den bestehenden Verwaltervertrag. Stellen Sie fest, ob es sich um einen WEG-Vertrag oder einen Mietverwaltungs-Vertrag handelt und welche Kündigungsfristen gelten. So wissen Sie, ab wann der Wechsel möglich ist und ob Sie ggf. bis zum Vertragsende warten müssen.
2. Neue Hausverwaltung finden: Suchen Sie frühzeitig nach einem geeigneten Nachfolger. Holen Sie bei mehreren Anbietern Angebote ein und vergleichen Sie deren Leistungen, Referenzen und Kosten. Ideal ist es, wenn alle Wohnungseigentümer die Auswahl des neuen Hausverwalters mittragen.
3. Eigentümerversammlung einberufen: In einer WEG muss ein Beschluss zum Verwalterwechsel gefasst werden. Lassen Sie den Tagesordnungspunkt „Hausverwaltung wechseln“ auf die nächste Eigentümerversammlung setzen oder beantragen Sie eine außerordentliche Versammlung. Alle Angebote der Kandidaten sollten den Eigentümern vorab zugänglich gemacht werden, damit eine fundierte Entscheidung möglich ist.
4. Beschluss fassen: Auf der Versammlung wird per Mehrheit beschlossen, die aktuelle Hausverwaltung abzuberufen und den Verwaltervertrag zu kündigen. Anschließend stimmen die Eigentümer über die Bestellung der neuen Hausverwaltung ab. Diese Beschlüsse werden ordnungsgemäß protokolliert.
5. Kündigung aussprechen: Nach den Beschlüssen muss die alte Hausverwaltung offiziell gekündigt werden. Teilen Sie dem bisherigen Verwalter die Abberufung und Vertragsbeendigung schriftlich mit, unter Verweis auf den Eigentümerbeschluss. Bei einer Einzelimmobilie genügt ein einfaches Kündigungsschreiben innerhalb der vertraglichen Frist.
6. Übergabe der Unterlagen: Planen Sie einen sauberen Übergang. Die bisherige Verwaltung ist verpflichtet, alle Unterlagen an den neuen Verwalter zu übergeben. Dazu gehören Wirtschaftspläne, Abrechnungen, Verträge, Kontoauszüge, Schlüssel und die Aufstellung der Instandhaltungsrücklagen. Stellen Sie gemeinsam mit dem neuen Verwalter sicher, dass nichts Wichtiges fehlt. Informieren Sie außerdem Dienstleister oder Mieter über den Verwalterwechsel, falls relevant.
Was ist beim Wechsel der Hausverwaltung zu beachten?
Damit der Wechsel erfolgreich und rechtssicher gelingt, sollten Eigentümer auf einige Punkte besonders achten:
- Kündigungsfristen einhalten: Halten Sie unbedingt die vertraglich vereinbarten Fristen zur Kündigung der Hausverwaltung ein. Eine ordentliche Vertragskündigung ist meist nur zu bestimmten Terminen mit Vorlauf (z. B. 3 oder 6 Monate) möglich. Verstöße gegen Fristen können den Wechsel verzögern oder zu Rechtsstreitigkeiten führen.
- Eigentümerversammlung und Beschluss: In einer WEG ist ein formal gültiger Beschluss der Eigentümergemeinschaft nötig, um den Verwalterwechsel zu beschließen. Achten Sie darauf, dass die Versammlung ordnungsgemäß einberufen wird und der Tagesordnungspunkt „Verwalterwechsel“ eindeutig formuliert ist. Der Beschluss sollte alle notwendigen Elemente (Abberufung, neuer Verwalter etc.) enthalten und protokolliert werden.
- Sorgfältige Dokumentenübergabe: Stellen Sie sicher, dass beim Wechsel alle relevanten Unterlagen übergeben werden. Dazu zählen Verträge, Abrechnungen, Wirtschaftsplan, Protokolle früherer Versammlungen, Schlüssel und Kontounterlagen. Eine Checkliste hilft, nichts zu vergessen. Der alte Verwalter ist verpflichtet, die Verwaltungsunterlagen vollständig an den neuen zu übergeben.
- Neue Hausverwaltung mit Bedacht wählen: Entscheiden Sie sich nicht vorschnell für den erstbesten Anbieter. Prüfen Sie die Qualifikation, Erfahrung und Referenzen des neuen Hausverwalters. Auch eine lokale Hausverwaltung in Hannover kann von Vorteil sein, da sie mit regionalen Gegebenheiten vertraut ist. Wichtig sind zudem eine gute Erreichbarkeit, digitale Services und eine transparente Kostenstruktur.
- Kommunikation und Information: Informieren Sie alle Beteiligten rechtzeitig über den Wechsel. Dazu gehören ggf. Mieter, Dienstleister (Hausmeister, Reinigungsfirma) und natürlich die Eigentümer selbst. Klare Kommunikation verhindert Missverständnisse und sorgt dafür, dass alle wissen, an wen sie sich künftig wenden müssen.
Welche Fristen gelten beim Wechsel der Hausverwaltung?
Die geltenden Fristen hängen vom bestehenden Verwaltervertrag ab und davon, ob es sich um eine WEG- oder Mietverwaltung handelt.
In einer WEG können die Wohnungseigentümer seit der WEG-Reform 2020 den Verwalter jederzeit per Beschluss abberufen. Ein wichtiger Grund ist dafür nicht erforderlich. Allerdings endet der Verwaltervertrag in diesem Fall gesetzlich erst nach spätestens sechs Monaten.
Viele WEG-Verträge sehen eine ordentliche Kündigungsfrist von 6 Monaten zum Jahresende vor.
Bei einer Mietverwaltung (einzelner Eigentümer) sind die Kündigungsfristen frei verhandelbar. Üblich sind Fristen von 3 bis 6 Monaten zum Quartals- oder Jahresende, sofern nichts Abweichendes im Vertrag steht. Schauen Sie in Ihren Vertrag, bis wann spätestens die Kündigung eingegangen sein muss.
Wichtig: Eine außerordentliche (fristlose) Kündigung des Verwalters ist jederzeit möglich, wenn ein schwerwiegender Grund vorliegt (z. B. grobe Pflichtverletzung oder Vertrauensbruch). In diesem Fall muss der Grund im Kündigungsschreiben genau benannt werden. Ohne solchen Grund sollten Sie die vertraglichen Fristen aber unbedingt einhalten, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
Fazit: Erfolgreich die Hausverwaltung wechseln
Ein Verwalterwechsel erfordert zwar etwas Planung und Abstimmung, aber er lohnt sich, wenn Ihre Immobilie unter einer unzureichenden Verwaltung leidet. Mit klaren Gründen und einem planvollen Vorgehen können Sie den Wechsel Ihrer Hausverwaltung erfolgreich meistern. Wichtig ist, einen kompetenten neuen Hausverwalter an Ihrer Seite zu haben. Halten Sie sich an die genannten Schritte und achten Sie auf Fristen und Formalitäten. Dann steht einer Verbesserung der Verwaltung nichts im Weg.
Tipp: Holen Sie sich bei Bedarf Unterstützung von Profis. Gerade in der Region Hannover steht Ihnen zum Beispiel die Immoverde Hausverwaltung als kompetenter Partner zur Seite. Zögern Sie nicht und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch. So können Sie Ihre Hausverwaltung wechseln und von besserem Service sowie mehr Transparenz profitieren.